Polisi Preifatrwydd

Rydym yn deall fod eich preifatrwydd a diogelwch eich gwybodaeth bersonol yn hynod o bwysig. Mae’r rhybudd hwn yn amlinellu beth rydym yn ei wneud gyda’ch gwybodaeth bersonol, beth rydym yn ei wneud er mwyn ei chadw’n ddiogel, o ble a sut rydym yn ei chasglu, yn ogystal â’ch hawliau o ran y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch. Mae’r rhybudd hwn yn cynnwys ychydig o wybodaeth bwysig felly darllenwch yn ofalus.

Gwybodaeth Allweddol i chi

Pan rydym yn dweud ‘rydym’ neu ‘ni’ yn y polisi hwn, rydym yn cyfeirio at Business in Focus Limited. Ein cyfeiriad cofrestredig yw: Tondu Enterprise Centre, Bryn Road, Tondu, Pen-y-bont ar Ogwr, CF32 9BS.
Rydym yn defnyddio rhai trydydd parti i brosesu eich gwybodaeth bersonol ar ein rhan, er hynny, mae gennym brosesau yn eu lle i sicrhau eu bod hefyd yn cynnal diogelwch eich gwybodaeth.
Mae gennych nifer o hawliau dros eich gwybodaeth bersonol. Amlinellir sut y gellir defnyddio’r hawliau hyn yn y rhybudd hwn.
Rydym yn anfon negeseuon marchnata uniongyrchol, os ydym yn cael ac rydym yn gwneud hyn i’ch annog i wneud y defnydd gorau o’n cynnyrch a’n gwasanaethau drwy anfon cynigion a syniadau rydym yn teimlo fydd o fudd i chi. Os ydych eisiau i ni stopio yna rhowch wybod i ni.
Byddwn yn cyfyngu ar gasglu a phrosesu Gwybodaeth Sensitif (fel y diffinnir dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR)) cymaint ag sy’n ymarferol bosibl.

Pa gategorïau o wybodaeth bersonol sydd gennym?

Rydym yn cymryd y categorïau canlynol o ddata personol am unigolion drwy ryngweithiadau uniongyrchol gyda ni, neu o wybodaeth a ddarperir drwy ymgysylltiad uniongyrchol gan ymgeiswyr, ein cyflenwyr yn ogystal â drwy sefyllfaoedd eraill megis CCTV.

Data personol. Dyma restr o ddata personol rydym yn eu casglu fel arfer i gynnal ein gweithgareddau busnes.

Manylion cyswllt (ee enw, enw cwmni, teitl swydd, rhifau ffôn gwaith a ffôn symudol, e-bost gwaith a phersonol a chyfeiriad).
Manylion proffesiynol (ee hanes gyrfa a swydd, cefndir addysgol ac aelodaeth broffesiynol).
Manylion teulu a buddiolwr at ddibenion yswiriant a phensiwn (ee, enwau a dyddiadau geni).
Gwybodaeth ariannol (ee trethi, cyflogres, manylion banc).
Efallai y bydd CCTV ar ein safleoedd yn casglu lluniau o’n hymwelwyr. Ein polisi yw ysgrifennu ar ben ffilm CCTV o fewn 60 diwrnod.

Data personol sensitif. Nid ydym fel arfer yn casglu data personol o gategorïau arbennig neu sensitif am unigolion. Nid ydym angen prosesu data personol am unigolion. Pan rydym angen prosesu data personol sensitif, mae hyn gyda chydsyniad unigolion onid y ceir yn anuniongyrchol at ddibenion cyfreithiol. Mae enghreifftiau o ddata personol sensitif a geir yn cynnwys:

Cyfyngiadau dietegol neu ofynion mynediad wrth gofrestru ar gyfer digwyddiadau wyneb yn wyneb sy’n datgelu credoau crefyddol neu iechyd corfforol.
Dogfennau adnabod personol a allai ddatgelu hil neu darddiad ethnig, ac o bosibl data biometrig unigolion preifat, perchnogion buddiolwyr o endidau corfforaethol, neu ymgeiswyr.
Derbynneb treuliau a gyflwynir ar gyfer ad-daliad sy’n datgelu cysylltiad ag undebau llafur neu barnau gwleidyddol.
Gwybodaeth groes am gleientiaid ac ymgeiswyr arfaethedig neu bresennol a allai ddatgelu gwybodaeth am euogfarnau troseddol neu droseddau.
Gwybodaeth a ddarperir i ni yn ystod ymgysylltiad proffesiynol.
Gwybodaeth amrywiaeth a chyfleoedd cyfartaledd a roddir gan gyfranogwyr.

CCTV
Data o CCTV. Rydym yn gweithredu CCTV ar draws ein busnes er mwyn hwyluso diogelwch a diogeledd ymwelwyr, gweithwyr, contractwyr, a thenantiaid yn ogystal ag amddiffyn a diogelu ein hadeiladau. Mae CCTV yn weithredol o fewn ein safleoedd a’n meysydd parcio. Cedwir delweddau fel arfer am uchafswm o 60 diwrnod. Rheolir mynediad at ein data CCTV gyda staff awdurdodedig yn cael mynediad yn unig.

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol

Pryd bynnag ein bod yn prosesu eich gwybodaeth bersonol rydym yn sicrhau bod y sail gyfreithiol er mwyn cael eich gwybodaeth yn glir ac yn cael ei chofnodi. Y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn amlinellu chwe sail gyfreithiol:
Perfformiad cytundeb: Mae’n rhaid i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol i fodloni telerau eich cytundeb gyda ni;
Buddion Cyfreithiol: Mae’r prosesu yn angenrheidiol i ni gynnal ein busnes, ond nid ble mae eich buddiannau neu hawliau yn cael eu gorchfygu gan ein buddion.
Cydsyniad: Rydych wedi cytuno i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol;
Tasg Gyhoeddus: Ble mae’n ofynnol i ni brosesu eich data er mwyn ein diogelu ni a’n cwsmeriaid rhag twyll neu wyngalchu arian;

Buddion Hanfodol: Mae prosesu eich gwybodaeth bersonol yn briodol i’ch diogelu chi neu fywyd rhywun arall; a
Rhwymedigaeth gyfreithiol: Mae’n ofynnol i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol yn ôl y gyfraith.
Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth?

Mae nifer o ffyrdd rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, yn ddibynnol ar pam rydych yn rhyngweithio â ni.

Os ydych chi’n un o’n tenantiaid
Fel rhan o’n gwasanaeth

Pan rydych yn ymgeisio i ymuno â ni fel tenant yn un o’n heiddo, bydd y Tîm Eiddo yn casglu gwybodaeth benodol amdanoch yn cynnwys eich enw, rhifau ffôn, cyfeiriad e-bost, manylion banc a chyfeiriad busnes. Byddwn yn gofyn i chi am atebion i gwestiynau perthnasol i’r gwasanaeth rydych wedi gofyn amdano. Bydd gan y timau perthnasol fynediad at yr holl wybodaeth hon. Bydd ychydig o’r wybodaeth hon ar gael i adrannau eraill hefyd fel bo angen, er enghraifft y Tîm Cyllid i brosesu casglu eich rhent.

Mae’r pwnc data yn amrywio yn ddibynnol ar y math o fusnes sy’n ymuno â ni, a gallai gynnwys cyfarwyddwyr, swyddogion, unig fasnachwyr, partneriaid a gweithwyr eraill. Rydym yn prosesu’r data hwn i sicrhau ein bod yn cydymffurfio â’r rhwymedigaethau cytundebol sydd gennym gyda chi. Dim ond y wybodaeth rydym ei hangen i gefnogi eich cais am uned neu gyfeiriad cofrestredig y byddwn yn ei chasglu.

Byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth â’n tîm Marchnata mewnol i farchnata ein gwasanaethau dros y ffôn, post, e-bost, a chynhelir y prosesu hyn ar sail ein buddiannau cyfreithiol i ddarparu cefnogaeth i chi. Gallwch newid eich blaenoriaeth ar y gweithgaredd hwn drwy gysylltu â ni.

Tenantiaid arfaethedig

Gyda’ch cydsyniad pendant byddwn yn cadw eich gwybodaeth i’ch cynghori chi ar argaeledd tenantiaeth yn y dyfodol am gyfnod heb fod yn hwy na blwyddyn. Unwaith eto, bydd y wybodaeth rydym yn ei chadw yn yr isafswm sydd ei hangen i gefnogi eich cais am uned eiddo. Gallwch newid eich blaenoriaeth? Ar y gweithgaredd hwn drwy gysylltu â ni. Eglurir hyn i gyd pan rydych yn cysylltu â ni ddechrau ynglŷn ag argaeledd uned.

Os ydych chi’n un o’n cwsmeriaid ar y cytundebau rydym yn eu cyflawni
Fel rhan o ddarparu gwasanaethau ar ran ein cytundebau cleientiaid

Rydym yn darparu gwasanaethau cefnogi busnes a gwasanaethau dechrau busnes a benthyciadau dan amrywiaeth o gytundebau sydd gennym. Mae’r rhain yn cynnwys cytundebau gyda llywodraethau Cymru a’r DU, a sefydliadau sector cyhoeddus megis Busnes Cymru, Cwmni Benthyciadau Dechrau Busnes, a Big Ideas Wales. Yn yr amgylchiadau hyn, Business in Focus Limited yw’r prosesydd data gyda’r corff contractio â chyfrifoldeb dros reoli data.

Gellir dod o hyd i ddolenni i’r rhybuddion preifatrwydd rheolwr data yma.
• Business Wales
• Big Ideas Wales
• Enterprise Hubs

Mae Cwmni Benthyciad Dechrau Busnes, Business in Focus yn cynnal cyfrifoldebau rheolydd data. Os ydych angen cael mynediad at rybudd preifatrwydd ar gyfer benthyciadau Dechrau busnes, dilynwch y ddolen hon.

Cwmni Benthyciadau Dechrau Busnes

Rydym yn gweithredu GDPR a sicrhau bod eich data personol yn cael ei gadw’n ddiogel, yn gyfredol, a chyhyd â’i bod yn angenrheidiol. Rydym wedi ein rhwymo i gyfarwyddiadau a roddwyd i ni gan gorff contractio. Byddwn yn prosesu’r data i fodloni ein rhwymedigaeth i’n contractwyr yn unig, ac nid yw’n cael ei ddefnyddio ar gyfer unrhyw ddibenion eraill gennym heb eich cydsyniad, ac nid yw’n cael ei ddefnyddio at unrhyw ddibenion eraill gennym heb eich cydsyniad.

Os ydych yn ymgeisydd am swydd

Bydd yr holl wybodaeth rydych chi’n ei darparu yn ystod y broses recriwtio yn cael ei defnyddio at ddibenion symud eich cais ymlaen, neu i fodloni gofynion cyfreithiol neu reoleiddiol os yw’n briodol. Cedwir data personol mewn swyddfeydd diogel mewn ffeiliau personél ar ffurf copi caled neu ar ein systemau diogel AD a TG.

Ni fyddwn yn rhannu unrhyw wybodaeth rydych yn ei darparu gyda thrydydd parti heb eich caniatâd neu wybodaeth. Byddwn yn defnyddio eich manylion cyswllt i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi ar gynnydd eich cais. Byddwn yn defnyddio gwybodaeth arall rydych yn ei darparu i ni yn ystod y broses recriwtio i asesu eich addasrwydd ar gyfer y rôl rych wedi ymgeisio amdani.

Yn achlysurol, byddwn yn gofyn am eich cydsyniad i gadw eich manylion personol ar ffeil ar gyfer cyfleoedd swyddi i’r dyfodol. Yn yr amgylchiadau hyn, cyn belled â bod eich cydsyniad wedi’i roi, ni fydd eich data personol yn cael ei gadw yn hwy na 12 mis.

Mae ein rhybudd preifatrwydd recriwtio llawn ar gael ar ein tudalen we ’Ymunwch â’n tîm.

Os ydych yn gleient arfaethedig neu bresennol

Pan rydych yn ymgysylltu â ni i ddarparu gwasanaethau, byddwn yn casglu gwybodaeth benodol gennych yn cynnwys eich enw, rhif ffôn, cyfeiriadau e-bost a chyfeiriad busnes i reoli eich rhwymedigaethau cytundebol a threfniadau bilio. Bydd y wybodaeth hon yn cael ei rhannu â chydweithwyr o fewn Business in Focus.

Tîm cyfyngedig sy’n rhan o’n prosesau gan gynnwys aelodau tîm cyllid, rheolwyr cytundeb, a defnyddwyr gwasanaeth.

Byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth â’n tîm Marchnata i farchnata ein gwasanaethau dros y ffôn, post, ac e-bost, a chynhelir y broses hon ar sail eich buddiannau cyfreithiol o ran eich darparu gyda chefnogaeth. Gallwch newid eich dewisiadau ar y gweithgaredd hwn drwy gysylltu â ni.

Darperir manylion llawn yn ein telerau ymgysylltu. Os hoffech dderbyn copi ymlaen llaw, gellir cael hwn ar gais (dolen).

Os ydych yn gyflenwr arfaethedig neu bresennol

Er mwyn gweithio gyda’n cwsmeriaid a chyflenwyr eraill, byddwn yn casglu gwybodaeth megis yr enwau, rhifau cyswllt a chyfeiriadau e-bost gweithwyr perthnasol, yn ogystal â’ch manylion banc, manylion banc y sefydliad, i reoli ein rhwymedigaethau cytundebol a’n trefniadau bilio. Bydd y wybodaeth hon o bosibl yn cael ei rhannu â chydweithwyr o fewn tîm Business in Focus Limited sy’n rhan o’n prosesau yn cynnwys aelodau Tîm Cyllid, rheolwyr cytundeb a defnyddwyr gwasanaeth.

Er mwyn eich cadw chi’n ddiogel mewn digwyddiadau

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i gynghori ein partneriaid lleoliad digwyddiad o’r dirprwyon a ddisgwylir fel y gallent sicrhau bod yr holl ddarpariaethau iechyd a diogelwch yn eu lle yn cynnwys cadw at unrhyw geisiadau dietegol neu fynediad a wneir. Rydym yn prosesu’r data hwn ar sail y rhwymedigaethau cytundebol sydd gennym gyda chi.

Os oes gennym rwymedigaeth gyfreithiol i wneud hynny

Yn achlysurol, efallai y byddwn yn derbyn ceisiadau gan drydydd parti sydd ag awdurdod i gael datgeliad data personol, megis gwirio ein bod yn cydymffurfio â chyfraith a rheoliad perthnasol, i ymchwilio i drosedd honedig, i sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliau cyfreithiol. Byddwn yn cyflawni ceisiadau am ddata personol yn unig mae gennym hawl i wneud yn unol â chyfraith neu reoliad perthnasol.

Sut fyddwn yn gofyn am eich cydsyniad pan fydd yn ofynnol?

Byddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol heb eich gwybodaeth neu gydsyniad yn unig ble y bo’n ofynnol dan y gyfraith neu a ganiateir yn ôl y gyfraith.

Fel yr amlinellir uchod, efallai y bydd achosion ble mae ein sail ar gyfer prosesu eich data personol yw eich bod wedi rhoi eich cydsyniad. Yn yr amgylchiadau hyn, byddwn yn egluro yn ysgrifenedig i chi pa ddata personol rydym ei angen a pham; p’un ag ydym angen datgelu eich data personol i unrhyw drydydd parti, pwy a pham; am ba mor hir y byddwn yn storio eich data personol; eich hawl am fynediad at y data personol; eich opsiynau ar gyfer cydsynio neu dynnu eich cydsyniad yn ôl; a’r goblygiadau o gydsynio neu wrthod cydsynio neu dynnu eich cydsyniad yn ôl.

Sylwer, nid yw’n amod ymgysylltu â ni, bod rhaid i chi gytuno i unrhyw gais am gydsyniad gennym.

Derbynwyr rydym yn rhannu eich data gyda nhw

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda’r derbynwyr canlynol: We may share your personal information with the following recipients:

Partneriaid sy’n ddarparwyr a chwmnïau darparu gwasanaeth sy’n ein cefnogi i ddarparu nwyddau a gwasanaethau i chi dan aelodaeth y Grŵp
Cyrff ac asiantaethau Llywodraeth (ee HMRC at ddibenion treth)
Rheolwyr (ee Rheolwyr Systemau Tâl, Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth, Awdurdod Ymddygiad Ariannol)
Asiantaethau ac isgontractwyr sy’n ein helpu i ddarparu gwasanaethau (rydym yn cyflogi cwmnïau ac unigolion eraill i berfformio swyddogaethau ar ein rhan. Mae enghreifftiau yn cynnwys gwasanaeth cefnogi TG a chyflawni gwasanaethau cyfreithiol a phroffesiynol eraill. Mae gan y cwmnïau a’r unigolion hynny fynediad at eich data fel bo angen i gyflawni eu swyddogaethau, ond nid oes ganddynt hawl i’w ddefnyddio at unrhyw ddibenion eraill)
Darparwyr gwasanaeth trydydd parti (ee pan rydym yn allanoli rhai o weithrediadau ein busnes i ddarparwyr gwasanaeth trydydd parti. Rydym yn cyfyngu ar sut y gall darparwyr gwasanaeth o’r fath gael mynediad at eich data, ei ddefnyddio a’i ddatgelu)
Asiantaethau gwirio credyd
Cynghorwyr cyfreithiol a phroffesiynol, gan gynnwys archwilwyr
Llysoedd, er mwyn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol, ac ar gyfer gweinyddu cyfiawnder
Mewn argyfwng er mwyn diogelu eich buddiannau hanfodol
Er mwyn amddiffyn diogelwch neu onestrwydd ein gweithrediadau busnes
Pan rydym yn ailstrwythuro ein busnes neu’n cael cyfundoddiad neu ailstrwythuro
Unrhyw un arall ble mae gennym eich cydsyniad neu fel bo’n ofynnol yn ôl y gyfraith

Trosglwyddo data personol y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd (EU)

Rydym wedi ymrwymo i weithredu mesurau technegol a sefydliadol, sydd, yn ddiofyn yn bodloni gofynion y ddeddfwriaeth diogelu data a’r lefel briodol o ddiogelwch. Ni fyddwn yn rhannu eich data personol gyda sefydliad trydydd parti heb reswm busnes dilyn, cytundeb neu Gytundeb Rhannu Data yn ei le, neu heb eich cydsyniad. Ni fyddwn yn trosglwyddo eich data personol i sefydliadau sydd y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd (EU), onid yw’r wlad neu’r diriogaeth honno yn gallu sicrhau lefel ddigonol o ddiogelwch o ran prosesu eich data personol.

Penderfyniadau awtomatig gan gynnwys proffilio

Nid yw eich data personol yn amodol ar wneud penderfyniadau awtomatig, gan gynnwys proffilio.

Am ba mor hir ydym yn cadw eich data?

Rydym yn cadw eich data yn bennaf i fodloni rhwymedigaethau statudol a rheoleiddio; yn ail, cedwir eich data i’n galluogi i fynd ar ôl ein buddiannau busnes cyfreithiol o ran ein cleientiaid, gofynion cyfredol a’r dyfodol.
Mewn rhai amgylchiadau, efallai y byddwn yn gwneud eich gwybodaeth bersonol yn ddienw fel na ellir ei chysylltu â chi mwyach; mewn amgylchiadau o’r fath efallai y byddwn yn defnyddio gwybodaeth o’r fath heb rybudd pellach i chi.

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau dan ddeddfwriaeth diogelu data, y byddwch mewn rhai amgylchiadau, o bosibl yn gallu eu defnyddio o ran y wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu amdanoch. Mae’r rhain yn cynnwys:

Yr hawl i gael gwybod
Hawl mynediad
Hawl i gywiriad
Hawl i ddileu
Hawl i gyfyngu ar brosesu
Yr hawl i gludo data
Yr hawl i wrthod

Ble rydym yn dibynnu ar eich cydsyniad fel y sail gyfreithiol yr ydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch hefyd dynnu eich cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg.

Os ydych yn dymuno defnyddio unrhyw un o’r hawliau hyn, cysylltwch â ni drwy ddefnyddio’r manylion yn yr adran “Cysylltwch â ni” isod.

Ceisiadau, cwynion neu ymholiadau

Rydym yn ceisio bodloni’r safonau uchaf wrth brosesu gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw geisiadau, cwynion neu ymholiadau rydym yn derbyn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog unigolion i dynnu ein sylw at os ydynt yn credu bod y modd rydym yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu’n amhriodol.

Nid yw’r rhybudd preifatrwydd hwn yn rhestr gynhwysfawr o’r holl agweddau o’n prosesau gwybodaeth bersonol. Er hynny, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu eglurhad ychwanegol fel bo angen. Cysylltwch â Nicola Partridge ar 01656 868545 neu e-bost NicolaP@businessinfocus.co.uk am wybodaeth bellach.
Os ydych eisiau gwneud ymholiad, cais neu gŵyn am y ffordd rydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol gallwch gysylltu â ni’n uniongyrchol:

Drwy ysgrifennu atom ar ein cyfeiriad cofrestredig Business in Focus Limited, Enterprise Centre, Bryn Road, Tondu, Pen-y-bont ar Ogwr, CF32 9BS
Drwy e-bostio ni ar hello@businessinfocus.co.uk.
Drwy ein ffonio ar 01656 868545.

Fel arall, mae gennych yr hawl i wneud cwyn gyda’r rheolydd yn goruchwylio cyfraith diogelu data:
Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113
Newidiadau i’r rhybudd preifatrwydd
Rydym yn cadw ein rhybudd preifatrwydd dan adolygiad rheolaidd. Diweddarwyd y rhybudd preifatrwydd hwn ym mis Mawrth 2023.